文章最后更新于 2023年10 月7日
如何在一秒钟内找到文件？够用一辈子的文件管理方法、文件整理收纳方法，文件搜索方法，以及笔记软件命名和分类方法。
文件管理的重要性
你有没有遇到过以下场景：
- 文档处理时，最怕的情况是什么？就是：一份策划案改了20个版本，最后，老板说：“还是用第一个版本吧。”
- 但是由于版本太多，命名无规则，很难分各个版本。
- 或者老板心血来潮说：“你把上个月我们讨论过的创意方案再发我一次。”这个时候我发现，微信聊天记录里的文件已经过期了，然后电脑里面怎么搜索都找不到。
每年我们都要产生大量的文件、文档、笔记、提醒事项、邮件、学习视频等等，不做点管理，年底整理文件简直想哭。
谈谈我通过整合各类学习大神后所应用的文件分类和命名方法。目前我的电脑和手机还算井井有条。
你好，我是像素队长，一个关注生产力应用和效率技巧的视频博主，正在探索人工智能的应用。
文件管理收纳的GTD流程
衣服和日用品需要收纳，文件也需要。其实大神们的原理没有多复杂：第一步：分类，第二步：命名。
用个不恰当的比喻：我们刚从超市里买回来的菜，不论是肉、蔬菜、水果、牛奶，都会先把它们放进冰箱冷藏。当需要用的时候，再把他们取出来。
一份文件产生了，你应该放在哪里？我们在电脑里面放一个“冰箱”，给它起个名字，就叫【收集箱】
在第一步，这个【收集箱】是唯一入口，什么都可以放进去、尽情地放。你收到的文件、要写的文档，只要是暂时“想不清楚”应该存到哪个文件夹的，都可以放在【收集箱】里。
第二步，新建一个名为【处理中】的文件夹。比如我今天的工作任务是制作一份”养猪场运营计划”，那就从【收集箱】里→把所有养猪计划相关的文件→拖到【处理中】文件夹。
第三步，对于那些已经结束的项目文件，短时间内不再需要的文件，我们再新建一个名为【完成了】的文件夹→把文件扔到里面。
文件夹分类规则
你可能会问，”这样下去，文件多了，不也非常乱吗？”。对的，这个问题问得非常好。
上面的步骤，只是让我们建立一种[收集待办→处理中→已完成]的工作流向。
接下来,用分类方法来建立我们的主分区。
比如说”视频”是一个非常宽泛的概念，理论上所有有声音和画面的都算视频。但B站把视频分为知识区、游戏区、数码区、鬼畜区等分区。那UP主要上传视频的时候，就很明确自己到底是属于哪一类内容。
我们在管理文件和信息时，也是一个道理，比如我的人生大致就可以分为[主业、副业、学习、生活]四大分类。当我需要存一个文件的时候，很容易对号入座。
大分类是搞定了，但这还不够，还需要给小文件夹命名。
这里提及一种方法：杜威十进图书分类法，是美国图书馆专家麦尔威·杜威发明的，用三位阿拉伯数字来命名。
注意看这个表里的数字，从000、100、200到900，把全人类的知识都分了类。
然后在100哲学这个大分类下，再划分为110到190，往下一层是111-119，这种编号方法连巨大的图书馆都可以驾驭，我们那点小知识是完全没有问题的。
借助这种数字编号方法，我尝试建立了我的文件夹命名规范：
- 000-收集箱
- 001-处理中
- 100-主业
- 200-副业
- 300-学习
- 400-生活
然后根据实际情况添加子分类。比如我的[100-主业]分类下面，分为：
- 110-公司搬砖
- 120-B站视频
- 130-养猪致富
在[400-生活]下面，分为：
- 410-女朋友们
- 420-收租
这样做的好处，首先是排序，从0-9依次排，清晰规整。想新建文件夹的话，可拓展性也很强，对普通人来说完全够用。如果不够用，还可以使用数字+字母的组合，比如001a, 001b，甚至是001a1….
文件命名
至于文件本身的命名，随机性很强，每个人都有自己的方法，我自己是这样：
版本号-文件内容-所属项目-日期
版本号用V，V是英文单词version的V，比如这样：[V1-养猪致富计划-第3期B站视频-日期]
如果更新了一个版本，那就只需要把V后面的数字改了就可以。如[V2-养猪致富计划-第3期B站视频-日期]
文件管理对提高效率的潜移默化
当你花了一天功夫来梳理之后，文件再也不会无处可放，或者随便乱放。想清楚的就扔到相应的文件夹里，想不清楚的扔到[收集箱]里。
但我给自己定了个规矩，[收集箱]里的东西，定期一定要清理完，里面每一份文件和信息都算是待办事项。这样不会堆积，当然，如何体系是固定的，我觉得堆积起来问题也不大，擅用搜索工具就行。
在此基础上，不仅是电脑文件夹、笔记软件、浏览器书签，在我常用的软件里，都同步使用了这套分类系统，这样相当于统一了我的管理规则，长时间熟悉了文件夹结构后，存放文件更加得心应手。
文件搜索应用推荐
以上的所有步骤，只是解决了乱糟糟的存储习惯，时间久了，文件依然不好找。诚然，搜索才是终极武器。如果你对打造自己的信息搜索系统感兴趣，可以看一下我的另一篇文章：
如何搜索文件最快？对比macOS和Windows的5款文件搜索软件