无论是我还是身边的朋友,似乎都在不知不觉中犯一些本可以避免的错误。比如说,一个项目中漏掉了一个重要的沟通环节,结果会导致整个进度被延误好几天。
聊聊清单这个看似简单的工具,其实是个相当给力的效率解决方案。
在《清单革命》那本书里,有一个让我印象特别深刻的案例。约翰·霍普金斯医院仅仅通过实施一份简单的操作清单,就把中心静脉置管的感染率从11%降到了0。
我们在工作中犯的错误主要有两类:一种是因为确实不懂(这个很正常,毕竟专业知识需要时间积累),另一种是明明知道该怎么做,但就是一时疏忽给忘了。随着我们经验的积累,第二种错误反而越来越成为主要问题。而清单恰恰就是解决这个问题的。
举个例子,我之前做运营工作,每次发布内容都要检查十几个要点,从文案措辞到图片规格,再到各平台的特殊要求等等。刚开始的时候经常会漏掉一两个环节,变成了一些低级错误,后来制作了一个简单的发布检查清单,情况就改善了很多。
我以前参与过一个跨部门项目,项目经理做了个统一的操作清单,清晰的清单和授权机制,提高了出品的效率,更重要的是让团队协作变得更顺畅。
当然,清单并不是万能的。比如在一些需要灵活发挥创意的工作中,过度依赖清单反而可能限制发挥。
另外,清单的设计也很重要,一开始列的清单太过详细,反而增加了使用负担。一个好的清单最好控制在5-9个要点,重点放在那些容易忽略但影响重大的关键环节上。